Reglamento de la Real Academia de Bellas Artes y Ciencias Históricas de Toledo

                                                                 CAPITULO VIII

                                              De la Secretaría, Archivo y Biblioteca

                                                                     Secretaría

Artículo 71. La Secretaría de la Academia se compondrá del Secretario y el Vicesecretario. El primero, de acuerdo con el segundo, señalará las tareas a realizar, cuidando que se anoten los documentos en los registros respectivos de Entrada y Salida.

Artículo 72. La función del Vicesecretario será, de acuerdo con la normativa de los Estatutos (art. XXII), sustituir al Secretario en sus ausencias y ayudarle a realizar las tareas que le son propias, conforma a los Estatutos (art. XXVI).

En su ausencia será sustituido por el Numerario más moderno.

Artículo 73. Se conservarán en la Secretaría:

1. El Libro de Actas en uso hasta su agotamiento, remitiéndo­lo entonces al Archivero y abriendo otro con diligencia firmada por el Secretario, con el Vº Bº. del Director.

2. El Libro registro de Títulos, correlativo para las tres clases de Académicos.

3. Los Libros de Actas extendidos por las Juntas de Sección y de Comisiones, o las actas en sí, si se extendieren por separado. Todo ello lo deberá recoger la Secretaría al terminarse cada libro o cada curso.

4. Los expedientes y documentos de gobierno, la correspon­dencia recibida y minuta o copias de la enviada, ordenados debidamente.

5. Los recibos de las medallas de los Numerarios, firmados por éstos.

6. Las memorias, informes o dictámenes redactados por las Secciones, Comisiones o Académicos y las mociones presentadas por éstos. Todos los documentos y papeles, conforme vayan siendo innecesarios en la Secretaría, pasarán al Archivo.

7. Los sellos de la Academia, diplomas y títulos en blanco o los ya extendidos pero pendientes de entregar por cualquier causa.

8. Los Registros de Entrada y Salida de documentos que estén en uso.

                                                                        Archivo

Artículo 74. Se custodiarán en el Archivo:

1. Las Hojas de méritos y servicios de los Académicos Numerarios, Honorarios y Correspon­dientes, en las que se hará constar los nombres, profesión y títulos de los interesados, con la fecha de ingreso en la Corpora­ción;

2. Los trabajos espontáneos o encargados que hubieran realiza­do;

3. El número de sesiones a que hayan asistido cada año, motivo alegado para excusarse del desempeño de sus tareas y faltas de asistencia;

4. Fecha de su exención por imposibilidad física, cese o fallecimien­to;

5. El registro de las medallas y cuantos otros datos puedan ser necesarios para trazar la historia exacta de cada uno en relación con la Academia.

El Archivero podrá ser auxiliado en sus tareas por un Archivero segundo.

Artículo 75. La consulta de los fondos del Archivo por personas ajenas a la Academia precisará la autorización previa de la Junta de Gobierno, si no hubieran transcurrido ya treinta años desde su fecha. Cuando se trate de propuestas de Académicos rechazadas o de expedientes de Académicos cesados, su consulta requerirá que lo apruebe la Academia, en votación secreta, por mayoría absoluta de votos.

Artículo 76. Los Académicos tendrán acceso a la documentación custodiada en el Archivo, cuando necesiten consultar o copiar para la redacción de sus trabajos e informes. Bajo la responsabilidad del Archivero, podrán también realizar y utilizar las reproduccio­nes de los documentos que precisen.

                                                                      Biblioteca

Artículo 77. El Bibliotecario dispondrá la adquisición de los libros y manuscritos que acuerde la Academia. En caso de urgencia, previa la conformidad del Director, podrá adquirir los libros y documentos que crea convenientes y útiles para los fines de la Academia. De estas adquisiciones dará cuenta a la misma en la primera sesión ordinaria.

Anualmente formará y entregará al Depositario-Contador el presupuesto que estime necesario para adquirir los libros y documen­tos que se juzguen de interés.

Igualmente podrá proponer a la Corporación el intercambio de obras duplicadas y de la misma edición, que posea la Academia, por otras que tengan reconocida utilidad y mérito.

Artículo 78. El Bibliotecario cuidará de la conservación de los libros y manuscri­tos confiados a su custodia, sellándolos con el sello de la Biblioteca de la Academia y extendiendo la ficha correspondiente por materias y por autores.

El Bibliotecario podrá ser auxiliado en sus tareas por un Biblioteca­rio segundo.

Artículo 79. El Bibliotecario llevará un registro de los libros ingresados, que ordenará conforme al sistema usual de clasificación.

Artículo 80. Será competencia del Bibliotecario redactar los informes y estadísticas que recaben los Organismos oficiales sobre el número, clase y estado de los libros de la Academia.

Artículo 81. Los Académicos podrán sacar, bajo recibo, los libros que necesiten consultar por un plazo máximo de dos meses.

Artículo 82. Tanto los libros y documentos cedidos en depósito a la Academia como los donados a la misma se anotarán con la expresión de este origen. Si formaran una colección importante se conservarán reunidos, ostentando en los estantes respectivos el nombre del cedente, con el que serán designados.

Al finalizar cada curso redactará el Bibliotecario una memoria sucinta para unirla a la del curso.

Artículo 83. Los fondos bibliográficos constituyen una colección para el uso de los Académicos. Podrá, sin embargo, a juicio del Bibliotecario, permitirse su estudio a personas ajenas a la Corporación, bajo la vigilan­cia directa de éste, y anotando siempre su nombre, dirección y estudios de los investigadores, ya sea en la Academia o fuera.

                                        Fondo de objetos artísticos y arqueológicos

Artículo 84. El Arqueólogo tendrá a su cargo la conservación y exposición, si fuera factible, de los objetos artísticos propiedad de la Academia o recibidos en depósito, debidamente registrados en un Libro abierto al efecto y anotados en fichas con fotografías y demás datos de catalogación acostumbrados.

Propondrá a la Academia en cada caso las cesiones temporales solicitadas por otras Entidades, estando siempre debidamente asegurados los objetos que se cedan y comprobando su estado al ser devueltos.

Podrá ser auxiliado en sus tareas por otro Numerario o Correspondiente, designado por la Academia como Arqueólogo segundo.